Ngày 14-3-2011, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng
dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng
hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là hình thức mới, mang lại nhiều lợi ích cho
doanh nghiệp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan Thuế
trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương
tiện điện tử; được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ
chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ
trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử. Trường hợp hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền
hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là Hóa đơn điện tử.
Theo quy định, đối tượng được sử dụng Hóa đơn điện tử là tổ chức kinh tế có đủ điều
kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan
Thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân
hàng. Điều kiện của tổ chức khởi tạo Hóa đơn điện tử được quy định: Tổ chức khởi
tạo Hóa đơn điện tử phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông
tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử
dụng, bảo quản, lưu trữ Hóa đơn điện tử; có đội ngũ người thực thi đủ trình độ,
khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng
Hóa đơn điện tử theo quy định; có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Đồng
thời có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán,
đảm bảo dữ liệu của Hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động
chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm in hóa đơn;
có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu
đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ; có quy trình sao
lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố…
Về nguyên tắc sử dụng Hóa đơn điện tử, trước khi khởi tạo Hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo
Hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp
bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử
của cơ quan Thuế. Mặt khác, trước khi sử dụng Hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo
Hóa đơn điện tử phải lập thông báo phát hành Hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế quản lý trực
tiếp bằng văn bản giấy hoặc đường điện tử thông qua cổng thông tin điện
tử của cơ quan Thuế. Bên cạnh đó, tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng Hóa đơn điện tử
khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng về
định dạng, cách thức truyền nhận Hóa đơn điện tử. Theo đó, người bán, người mua, tổ
chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan thỏa
thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có
liên quan đến Hóa đơn điện tử.
Hiện nay, tuy chưa có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện Hóa đơn điện tử, nhưng
trước sự phát triển, hiện đại hóa công tác quản lý thuế theo hướng hiện
đại, việc sử dụng Hóa đơn điện tử là cần thiết vì nó mang lại nhiều tiện ích. Ông
Võ Tánh - Phó Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế Cục
Thuế tỉnh cho biết: Sử dụng Hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp như:
tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn, lập báo cáo, bảo quản, lưu trữ; thuận
tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh.
Đồng thời rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi, nhận hóa đơn
được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, góp phần hiện đại hóa
công tác quản trị doanh nghiệp; hạn chế các rủi ro như: mất mát, cháy. Đặc biệt,
các thao tác kỹ thuật, quản lý Hóa đơn điện tử được thực hiện tương đối dễ dàng,
thuận tiện… Ngoài việc mang lại những lợi ích kinh tế cho Doanh nghiệp, sử dụng
Hóa đơn điện tử còn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan Thuế trong công tác quản lý
hóa đơn, chứng từ.
Theo khuyến cáo của cơ quan Thuế, để triển khai áp dụng hình thức Hóa đơn điện tử,
các tổ chức, cá nhân cần xem xét điều kiện thực tế của đơn vị về hạ tầng
công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu
trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng
Hóa đơn điện tử của khách hàng… Đặc biệt, để tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ
chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, những đơn vị đang sử
dụng hóa đơn giấy với khối lượng lớn; đơn vị đã thực hiện giao dịch điện
tử qua ngân hàng, thực hiện kê khai thuế qua Internet; đơn vị hoạt động
trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không… cần sớm
triển khai áp dụng hình thức Hóa đơn điện tử.